ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМКИ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ

ПОСТАВЩИКИ ОБЯЗАНЫ СВОЕВРЕМЕННО ПРЕДОСТАВИТЬ СЛЕДУЮЩУЮ ИНФОРМАЦИЮ

Проработанная система поставок и приема товаров на складах — важный инструмент коммерческой деятельности любых товарно-складских или логистических организаций. Она включает в себя все методы и особенности взаимодействия с поставщиками продукции, заказчиками.

Грамотно организованные операции по поставкам, управлению запасами, организации приемки и выдачи позволяют регулировать спрос и предложение, контролировать своевременную поставку заказов.

ПОДГОТОВКА СКЛАДА

В крупных комплексах, логистических центрах дополнительная подготовка не проводится, только предусмотренный текущий контроль состояния помещений. Однако такой подход может привести к авралам, возникновению очередей на разгрузку. Отсутствие достаточного количества подготовленных мест для хранения приводит к тому, что груз размещают в проездах. Из-за этого возникают проблемы с организацией иных процессов.

Избежать подобных проблем и своевременно подготовить помещения к приему товаров позволит правильно организованная логистика и система контроля. Поставщики обязаны своевременно предоставить следующую информацию:

• количество, объем и вес всего товара, который планируется к поставке;
• полный перечень всех товарных единиц;
• планируемые сроки поставок и хранения;
• сведения о грузах с особенными условиями хранения или размещения;
• типы товаров и способы размещения (короба, паллеты);
• стандарты размещения, расчетное число мест для размещения и транспортировки;
• о наличии сертификатов и всей необходимой сопроводительной документации.

Складской комплекс, в свою очередь, предоставляет логистическим и транспортным компаниям актуальную информацию о наличии мест хранения, условиях приема, адресах свободных помещений. Часто, для удобства поставщиков и сотрудников, эти сведения обновляются в системах автоматически, после оформления каждого заказа. В зависимости от возможностей информационной системы управления логистическими комплексами данные могут также вноситься и обновляться вручную.

При наличии своевременно предоставленных данных о сроках и объемах будущих поставок в складских комплексах смогут подготовить необходимое пространство в зонах приема и выдачи. Также появляется возможность заранее определить нужное количество персонала для контроля всех процессов, проверки качества товарных единиц. Будут заранее подготовлены технические единицы, тара и упаковочные материалы, что позволит быстро и грамотно разместить всю поступившую продукцию.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМКИ ТОВАРОВ НА СКЛАД

Логистические процессы зависят от особенностей помещения, типа транспортных средств, вида грузов.

Стандартная схема приема товаров на склад включает в себя следующие этапы:

• ТС с грузом въезжает на территорию складского комплекса;
• специалисты логистического комплекса контролируют наличие всей документации;
• для транспортного средства определяют подходящие ворота для разгрузки;
• когда ТС подается под рампу проводят предварительный наружный осмотр с фиксацией всех неисправностей;
• после открывания дверей грузовика к нему подается необходимое подъемное устройство;
• каждую единицу груза визуально осматривают, контролируют возможные повреждения или дефекты;
• груз укладывают на подъемник или в специальную тару и вывозят на рампу;
• контролируется число мест, указанных в сопроводительной документации;
• после сверки всех данных оформляется акт с указанием всех возможных недостатков и порчи (при их наличии);
• документы передаются поставщику, отметка о получении ставится в базе;
• груз готовят к размещению на хранение.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ И ОКОНЧАТЕЛЬНАЯ ПРИЕМКА

Первичная приемка подразумевает контроль внешнего вида всех поступлений, пересчет мест. Обычно эта процедура проходит параллельно с разгрузкой и по ее окончанию у кладовщика есть все необходимые данные для дальнейшего оформления.

В актах указывают все обнаруженные несоответствия: недостачу, порчу, наличие некондиции. Обязательно указывают следующие данные:

• данные транспортной накладной;
• номер прикрепленной счет-фактуры;
• возможные причины порчи.

Несогласие с содержанием документа любая из сторон может отразить в этом же акте.

Окончательная приемка и пересчет могут осуществляться сразу после оформления сопроводительной документации. На крупных складах контроль проводится сразу после того как транспортное средство покидает территорию. Поступления проверяют по качеству. В зависимости от типа грузов проверку проводят с помощью частичной или полной выборки. Решение о типе выборки осуществляется на основании условий договора с поставщиками. Также учитываются данные сопроводительной и нормативной документации

Вся информация, полученная в процессе приемки собирается. В дальнейшем ее могут использовать для оптимизации всех складских процессов.